Kontorsstädning utanför öppettider – så fungerar det

Vad städning utanför öppettider innebär

Kontorsstädning utanför öppettider betyder att lokalen städas när personalen inte är på plats. I stället för att städningen sker mitt i arbetsdagen läggs den tidigt på morgonen eller efter stängning. Många företag väljer det av flera skäl. Det första är att arbetet inte störs av dammsugare, moppar och personal som rör sig mellan skrivborden. Det andra är att lokalen står ren när dagen börjar, i stället för att städas medan den används. Ett tredje skäl är att vissa moment är enklare att göra i en tom lokal. Golv kan tas utan att någon behöver flytta på sig, och ytor kommer åt bättre. En bra mental modell är att se städningen som något som sker i mellanrummen, alltså före eller efter att verksamheten pågår. Då märks den knappt, utom genom resultatet. För att det ska fungera behöver några praktiska saker vara lösta i förväg. Personalen som städar måste kunna komma in i lokalen, vilket löses genom att nycklar och åtkomst kommer överens om. Det behöver också vara tydligt vilka tider som gäller, så att städningen hinns med innan dagen börjar. Städningen bygger på ett förtroende, eftersom den sker när ingen från företaget är där. Därför är det viktigt att firman är seriös och går att lita på. Att firman är godkänd för F-skatt och har goda omdömen säger något om det. Hos Dexia löses tider och nyckelhantering vid en genomgång av lokalen, där rutinen bestäms. Där kommer ni överens om när städningen ska ske och hur personalen kommer in. Ni får ett fast pris för det överenskomna, och material och redskap ingår. På så vis blir städningen något som sköts i bakgrunden, utan att ta tid från arbetsdagen. Då möter lokalen personalen ren varje morgon, utan att någon behövt vänta på städningen.

Så går städningen till i praktiken

I praktiken börjar städning utanför öppettider med att komma överens om åtkomst och tider. Personalen som städar behöver kunna komma in när lokalen är tom, vilket löses genom nyckelhantering. Nycklar kan lämnas och hämtas enligt överenskommelse, beroende på hur ni vill ha det. En del företag lämnar en nyckel för den löpande städningen, medan andra kommer överens om upphämtning inför varje tillfälle. Det viktiga är att rutinen är tydlig och bestämd i förväg. Nästa del är att bestämma tiderna. Städningen kan läggas tidigt på morgonen, innan personalen kommer, eller efter arbetsdagen när alla gått hem. Med öppettider vardagar 06–18 och helger 08–16 finns utrymme att lägga den när den passar. Rutinen skrivs ner i omfattningen, så att det är tydligt vad som ska göras och när. Personalen följer samma ordning varje gång, och går igenom lokalen rum för rum. Golv, toaletter, kök och kontaktytor tas enligt schemat, och periodiska moment läggs in när de ska göras. Eftersom lokalen är tom kommer ytorna åt utan att någon behöver flytta på sig. Om lokalen har larm eller särskild åtkomst kommer ni överens om hur det hanteras i förväg. Det är också bra att bestämma vem firman kontaktar om något behöver stämmas av. Resultatet stäms av vid en besiktning, där ni går igenom lokalen mot omfattningen. Ni kan delta vid besiktningen, även om städningen sker när ni inte är där. Betalning sker efter att städningen är godkänd, och förskott tas aldrig ut. Hos Dexia bestäms hela den här rutinen vid genomgången. Personalen utgår från basen i Lindesberg och når Örebro, Kumla, Frövi och övriga länet med restiden inräknad. På så vis fungerar städningen smidigt, även när ingen från företaget är på plats. Då hålls lokalen ren utan att någon behöver vara där och öppna.

Läs mer om Behöver du hjälp på riktigt →

Det här påverkar hur upplägget bör läggas

Hur städning utanför öppettider bör läggas beror på flera saker i verksamheten. Öppettiderna är grunden, eftersom de avgör när lokalen är tom. Ett dagkontor kan städas tidigt på morgonen eller efter stängning, medan en verksamhet med kvällsöppet har andra tider. Verksamhetstypen spelar in, och en butik behöver ofta städas före öppning medan ett kontor kan tas kvällen innan. Lokalens läge påverkar, eftersom restiden till orten avgör hur tidigt personalen kan vara på plats. Storleken styr hur lång tid städningen tar, och därmed hur tidigt den behöver börja. Antalet rum och ytor påverkar hur mycket som ska hinnas med före dagens start. Åtkomsten är en viktig del, alltså hur personalen kommer in och om det finns larm. Ju tydligare det är löst i förväg, desto smidigare blir det. Säkerheten spelar roll, särskilt om lokalen har känsliga ytor eller utrustning. Då är det viktigt att firman går att lita på, vilket F-skatt och omdömen säger något om. Hur ofta städningen ska ske påverkar upplägget, från daglig till några gånger i veckan. Om ni har periodiska moment, som fönster och golvvård, behöver de läggas in på tider som passar. Behovet av kontakt spelar in, alltså vem firman når om något behöver stämmas av. Finns allergier kan städningen göras med enbart vatten och mikrofiber, oavsett tid på dygnet. Alla dessa delar vägs samman när rutinen bestäms, så att den passar just er verksamhet. Ju tydligare du beskriver öppettider, åtkomst och behov, desto lättare blir det att lägga ett upplägg som fungerar. Dexia går igenom detta vid genomgången och föreslår en rutin som passar. En rutin som är tydligt nedskriven är också lätt att ändra om era tider förändras. Byter ni öppettider eller flyttar kan städtiderna ses över utan krångel. På så vis blir städningen anpassad efter hur och när er lokal används, inte efter en färdig mall.

Vanliga misstag med städning utanför öppettider

Ett vanligt misstag är att inte lösa åtkomsten ordentligt i förväg. Om det är oklart hur personalen kommer in, kan städningen inte utföras som planerat. Ett annat misstag är att inte komma överens om tydliga tider. Utan bestämda tider riskerar städningen att inte hinnas med innan dagen börjar. Många glömmer att bestämma hur larm och särskild åtkomst hanteras. Det behöver vara löst så att inget larm utlöses i onödan. En del skriver inte ner rutinen, vilket gör det oklart vad som ska göras och när. Utan en tydlig omfattning blir förväntningarna olika. Att inte bestämma vem firman kontaktar är ett annat misstag, eftersom det då blir svårt att stämma av om något dyker upp. En del väljer firma utan att kontrollera F-skatt och omdömen, trots att städningen sker när ingen är där. Eftersom det bygger på förtroende är det extra viktigt att firman går att lita på. Många lägger städningen för snävt inpå dagens start, så att det inte finns marginal om något tar längre tid. Andra tänker inte på restiden till orten, och lägger tiderna för tidigt eller för sent. En del hoppar över besiktningen, fast den är det som visar att arbetet blivit gjort. Utan avstämning märks det inte om något tappats bort när ingen var på plats. Hos Dexia sker betalning efter en godkänd besiktning, och ni kan delta även om städningen skett när ni inte var där. En brist som visar sig efteråt åtgärdas genom servicegarantin. En del glömmer också att meddela ändringar, som en tillfällig stängd dag eller ombyggnad. De flesta av de här felen undviks genom att lösa åtkomst, tider och kontakt i förväg och skriva ner rutinen. Då fungerar städningen smidigt, även när den sker i en tom lokal.

Läs mer om Behöver du hjälp på riktigt →

Sköta det själva eller anlita en firma

Att städa lokalen efter arbetsdagen på egen hand går, men det innebär att någon i personalen stannar kvar. Efter en full dag är det lätt att städningen blir eftersatt när annat känns viktigare. De mer krävande momenten, som golv, toaletter och kök, tar tid och behöver göras grundligt. Där brukar det löna sig att anlita en firma som kan sköta det när lokalen ändå är tom. En firma arbetar efter en bestämd omfattning och kommer på fasta tider, så att städningen sker oavsett hur pressad dagen var. Dexia tar med städmaterial och maskiner, och kostnaden för materialet ingår i priset. Öppettiderna vardagar 06–18 och helger 08–16 gör det möjligt att lägga städningen tidigt eller sent. Nycklar kan lämnas och hämtas enligt överenskommelse, så att personalen kommer in utan att någon från företaget behöver vara där. En rimlig hållning är att låta personalen sköta enkel undanplockning, och lägga den grundliga städningen på firman utanför arbetstid. Då är lokalen ren när dagen börjar, utan att någon internt behövt stanna kvar. Priset är fast och utan dolda avgifter, så att du vet vad varje tillfälle kostar. Betalning sker efter en godkänd besiktning, där ni går igenom resultatet mot omfattningen. Skulle något inte hålla måttet rättas det innan ni godkänner, och förskott tas aldrig ut. En brist som visar sig efteråt åtgärdas genom servicegarantin. Eftersom städningen sker när ingen är där är det värt att välja en firma som är godkänd för F-skatt och har goda omdömen. Det säger något om att firman går att lita på. För många företag blir det enklast att lägga städningen utanför arbetstid på en firma. Väg in hur sent eller tidigt någon internt skulle behöva vara på plats, och lämna över det som annars blir eftersatt. Då hålls lokalen ren utan att ta tid från arbetsdagen.

Så kommer du igång med städning utanför öppettider

När du vet hur det fungerar blir det enkelt att komma igång. Sammanfattat handlar det om att lösa åtkomst, tider och kontakt i förväg och skriva ner rutinen. Börja med att bestämma när lokalen är tom, alltså före öppning eller efter stängning. Fundera på hur personalen ska komma in, och hur nycklar ska lämnas och hämtas. Ta reda på om lokalen har larm eller särskild åtkomst, och hur det ska hanteras. Bestäm vilka tider som gäller, med marginal så att städningen hinns med innan dagen börjar. Skriv ner vad som ska göras vid varje tillfälle i en omfattning. Bestäm vem firman kontaktar om något behöver stämmas av. Kontrollera att firman är godkänd för F-skatt och har goda omdömen, eftersom städningen sker när ingen är där. Ange om det finns allergier, så kan städningen göras med enbart vatten och mikrofiber. Dexia utför kontorsstädning i bland annat Lindesberg, Örebro, Kumla, Frövi, Nora, Kopparberg, Storå och Fellingsbro, med restiden inräknad i priset. Vid en genomgång av lokalen bestäms tider, nyckelhantering och omfattning, och ett fast pris lämnas. Vill du gå vidare beskriver du lokalen och era öppettider, så bokas en genomgång. Är du osäker på tiderna kan personalen utgå från hur liknande företag brukar lägga sin städning. På tjänstesidan för kontorsstädning hos Dexia kan du läsa mer om vad som ingår. Där kan du också höra av dig och beskriva era lokaler och tider, så att rutinen sätts efter behovet. Med åtkomst, tider och kontakt lösta i förväg fungerar städningen smidigt utan att störa arbetet. Då möter lokalen personalen ren varje morgon, utan att någon behövt vänta på städningen. Betyget 5,0 av 5 på 70 recensioner via Google ger en bild av hur andra kunder upplevt arbetet.