Kontorsstädning – så ofta behöver ett kontor städas

Vad städbehovet på ett kontor egentligen handlar om

Att fråga hur ofta ett kontor behöver städas är egentligen flera frågor i en. Olika ytor har olika behov, och ett enda intervall för hela lokalen blir sällan rätt. En användbar mental modell är att dela in städningen i tre nivåer. Först kommer det dagliga, alltså sådant som samlar smuts och bakterier snabbt. Hit hör papperskorgar, toaletter, kök och de ytor som många tar på. Sedan kommer det som görs några gånger i veckan, som dammsugning och våttorkning av golv i gångstråk. Till sist finns det periodiska, som fönster, förvaring och ytor högt upp, som räcker att ta med med längre mellanrum. Poängen med modellen är att du slipper välja mellan att städa allt varje dag eller nästan aldrig. I stället matchar du varje yta mot hur snabbt den blir smutsig. Ett litet kontor med några få personer har ett annat behov än en lokal där kunder kommer och går. Antalet som rör sig i lokalen är den enskilt viktigaste faktorn. Ju fler fötter och händer, desto snabbare byggs damm, smuts och slitage upp. Verksamheten spelar också in, eftersom ett verkstadskontor drar in mer grus än ett tyst kontorslandskap. När du ser städningen som nivåer blir det lättare att lägga ett schema som håller över tid. Då städas det som behöver ofta tillräckligt ofta, och resten tas med i lugnare takt. Det är också så ett städschema brukar byggas upp, med olika intervall för olika moment. Dexia utgår från den här indelningen när en kontorsstädning planeras, och stämmer av den mot hur er lokal används. Ni behöver alltså inte bestämma en enda frekvens, utan flera som passar olika delar av lokalen. En sådan uppdelning gör också att kostnaden hålls nere, eftersom inget städas oftare än det behöver. På så vis blir intervallet anpassat efter behovet i just era lokaler, i stället för en generell siffra som gäller alla.

Så bedömer du rätt städintervall i praktiken

När du ska sätta intervallet i praktiken börjar du med att räkna hur många som är i lokalen en vanlig dag. Ett fåtal personer på ett litet kontor klarar sig ofta med städning ett par gånger i veckan. Är ni många, eller tar ni emot besökare, rör sig behovet mot daglig städning av de mest använda ytorna. Nästa steg är att gå igenom lokalen rum för rum och notera hur snabbt varje del smutsas ner. Toaletter och kök hamnar nästan alltid högst upp, eftersom de används ofta och ställer hygienkrav. Entré och gångstråk drar in grus och väta, särskilt under höst och vinter. Skrivbord och kontaktytor som handtag, strömbrytare och kranar tar många på under en dag. Mötesrum kan behöva mer sällan, om de inte används dagligen. När du har den bilden delar du in momenten efter hur ofta de behöver göras. Papperskorgar, toaletter, kök och kontaktytor läggs på det tätaste intervallet. Golv, dammtorkning av fria ytor och speglar hamnar på ett mellansteg. Fönster, förvaring, lister och ytor högt upp läggs på ett glesare periodiskt intervall. Ett vanligt upplägg är daglig eller flera gånger i veckan för hygienytor, veckovis för golv, och några gånger per år för det periodiska. Stäm gärna av schemat efter en tid, eftersom behovet kan ändras när ni blir fler eller färre. Dexia går igenom lokalen tillsammans med er innan städningen börjar, och föreslår ett intervall utifrån hur ni arbetar. Där bestäms också omfattningen och ett fast pris, så att du vet vad varje städtillfälle kostar. Personalen utgår från basen i Lindesberg och når Örebro, Kumla, Frövi och övriga länet med restiden inräknad. På så vis blir schemat både konkret och möjligt att följa vecka för vecka.

Läs mer om Behöver du hjälp på riktigt →

Det här påverkar hur ofta kontoret bör städas

Flera saker avgör hur tätt ett kontor behöver städas, och de är värda att väga in tidigt. Antalet anställda är grunden, eftersom fler personer betyder mer damm, mer skräp i papperskorgar och mer slitage på golv. Besöksflödet påverkar på samma sätt. Ett kontor som tar emot kunder och leverantörer smutsas ner snabbare än ett slutet kontor utan besökare. Verksamhetstypen spelar stor roll. Ett kontor kopplat till verkstad, lager eller bygg drar in grus och damm som kräver tätare golvstädning. Ett rent skrivbordskontor klarar sig med glesare intervall. Golvtypen har betydelse, eftersom textilmattor binder damm på ett annat sätt än hårda golv och behöver dammsugas oftare. Säsongen påverkar också tydligt. Under höst och vinter dras väta, grus och salt in genom entrén, vilket ökar behovet vid dörrar och i gångstråk. På våren kan pollen och damm göra att fria ytor behöver torkas oftare. Lokalens storlek och planlösning spelar in, eftersom öppna ytor och många små rum ger olika mycket arbete. Om ni har eget kök eller pentry tillkommer disk, ytor och golv som behöver skötas ofta. Hygienkrav i vissa branscher, som vård eller livsmedel, höjer kraven på hur ofta ytor rengörs. Även allergier bland personalen påverkar, och då kan städningen göras med enbart vatten och mikrofiber utan starka medel. Alla dessa faktorer vägs samman när intervallet bestäms, så att det matchar just er lokal. Även möblering påverkar, eftersom öppna ytor är snabbare att städa än trånga rum med mycket inredning. Har ni textilklädda stolar och mattor binds mer damm, vilket höjer behovet av dammsugning. Ju tydligare du beskriver hur kontoret används, desto lättare blir det att lägga ett schema som varken är för glest eller onödigt tätt. Då blir städningen anpassad efter behovet, i stället för efter en tumregel som inte tar hänsyn till skillnaderna mellan olika kontor.

Vanliga misstag när städintervallet ska sättas

Ett vanligt misstag är att lägga samma intervall på hela kontoret. Toaletter och kök behöver skötas betydligt oftare än förvaring och fönster, och en enda siffra för allt blir därför fel. Ett annat misstag är att fokusera på det som syns och missa det som smutsas mest. Golvet ser man, men det är kontaktytorna som handtag, kranar och strömbrytare som samlar bakterier snabbast. En del städar för sällan i entré och gångstråk under vinterhalvåret, när grus och väta dras in dagligen. Då sliter smutsen på golvet och sprids vidare in i lokalen. Andra städar för tätt på ytor som knappt används, vilket kostar tid utan att göra nytta. Många glömmer att stämma av schemat när verksamheten ändras. Blir ni fler, eller börjar ni ta emot besökare, behöver intervallet ses över. En återkommande fallgrop är att blanda ihop daglig ytstädning med periodisk storstädning. Fönster, lister och ytor högt upp behöver tas med regelbundet, men sällan lika ofta som papperskorgar. En del underskattar också köket, där diskbänk, mikro och golv annars snabbt drar på sig fett och smulor. Att hoppa över besiktning av resultatet är ett annat misstag. Utan avstämning märks det inte om något moment tappats bort. Hos Dexia sker betalning först efter en godkänd besiktning, och en brist som visar sig efteråt åtgärdas genom servicegarantin. Ytterligare ett misstag är att inte skriva ner vad som ingår, så att det blir oklart vad som faktiskt görs varje gång. En del lägger också all städning på en och samma dag, i stället för att sprida hygienytorna över veckan där de behöver tätare skötsel. Andra glömmer att meddela när något ändras i lokalen, som en ombyggnad eller fler arbetsplatser, vilket gör att schemat halkar efter. De flesta av de här felen undviks med ett tydligt schema, olika intervall för olika ytor och en avstämning då och då. Då hålls lokalen ren jämnt över tid, utan att arbete läggs där det inte behövs.

Läs mer om Behöver du hjälp på riktigt →

Städa kontoret själva eller anlita en städfirma

Att städa kontoret själva går, särskilt om ni är få och lokalen är liten. Då kan enkla moment som att tömma papperskorgar och torka bord skötas löpande av personalen. Men ju större lokalen är och ju fler ni blir, desto mer tid tar städningen från arbetet. Toaletter, kök och golv kräver dessutom regelbunden och grundlig skötsel som är lätt att skjuta upp när annat pressar. Där brukar det löna sig att anlita en städfirma som har material och rutiner. En städfirma arbetar efter en bestämd omfattning och kommer på fasta tider, så att lokalen hålls ren utan att någon internt behöver hålla reda på det. Dexia tar med städmaterial och maskiner, och kostnaden för materialet ingår i priset. Öppettiderna vardagar 06–18 och helger 08–16 gör det möjligt att städa före eller efter arbetsdagen, så att arbetet inte störs. En rimlig hållning är att låta personalen sköta det enklaste löpande, och lägga den återkommande städningen på en firma. Då får ni jämn standard utan att någon internt behöver avsätta tid varje vecka. Nycklar kan lämnas och hämtas enligt överenskommelse, vilket gör det möjligt att städa när ingen är på plats. Priset är fast och utan dolda avgifter, så att du vet vad den återkommande städningen kostar. Betalning sker efter en godkänd besiktning, där ni går igenom resultatet mot den överenskomna omfattningen. Skulle något inte hålla måttet rättas det innan ni godkänner, och förskott tas aldrig ut. För många kontor blir det en lättnad att städningen sköter sig, så att kraften kan läggas på verksamheten. Väg in hur mycket tid ni själva kan avsätta, och lämna över de moment som annars blir eftersatta. Då hålls kontoret rent utan att bli en börda internt.

Så sätter du ett städschema som håller

När du har gått igenom lokalen blir det enkelt att sätta ett schema som håller över tid. Sammanfattat delar du in städningen i tre nivåer och matchar varje yta mot hur snabbt den smutsas ner. Börja med att lista de ytor som behöver skötas ofta, alltså papperskorgar, toaletter, kök och kontaktytor. Lägg dem på daglig eller flera gånger i veckan beroende på hur många ni är. Placera golv, dammtorkning och speglar på ett mellansteg, ofta veckovis. Lägg fönster, förvaring, lister och höga ytor på ett glesare periodiskt intervall. Notera hur många som rör sig i lokalen och om ni tar emot besökare, eftersom det styr hur tätt hygienytorna behöver skötas. Ta höjd för säsong, så att entré och gångstråk städas oftare under höst och vinter. Skriv ner vad som ingår vid varje tillfälle, så blir det tydligt vad som görs och inget faller mellan stolarna. Stäm av schemat efter en tid och justera om ni blir fler eller färre. Dexia utför kontorsstädning i bland annat Lindesberg, Örebro, Kumla, Frövi, Nora, Kopparberg, Storå och Fellingsbro, med restiden inräknad i priset. Vid en genomgång av lokalen föreslås ett intervall och en omfattning, och ett fast pris lämnas. Vill du gå vidare beskriver du lokalen, antalet anställda och hur ni arbetar, så bokas en genomgång. Är du osäker på intervallet kan personalen utgå från hur liknande kontor brukar skötas och föreslå ett upplägg. På tjänstesidan för kontorsstädning hos Dexia kan du läsa mer om vad som ingår. Där kan du också höra av dig och beskriva era lokaler, så att schemat läggs efter era behov. Med ett schema som skiljer på ofta och sällan hålls kontoret rent jämnt, utan att arbete läggs där det inte behövs.