Vad ingår i kontorsstädning – moment och omfattning

Vad kontorsstädning grundläggande omfattar

Kontorsstädning är den återkommande skötseln av en arbetsplats, och den brukar delas in i löpande moment och periodiska tillägg. De löpande momenten är sådant som görs regelbundet, ofta varje vecka eller oftare, för att hålla lokalen ren i vardagen. Hit hör dammtorkning av fria ytor som skrivbord, hyllor och fönsterbrädor. Papperskorgar töms och byts vid behov. Golv dammsugs och våttorkas, både i kontorsrum och i gångstråk. Toaletter och kök rengörs, eftersom de används ofta och ställer hygienkrav. Kontaktytor som handtag, strömbrytare och kranar torkas av, eftersom många tar på dem under en dag. Speglar och glasytor putsas så att de hålls fria från fläckar. De periodiska tilläggen görs mer sällan, men hör ändå till helheten. Dit räknas fönsterputs, golvvård, avtorkning av lister och ytor högt upp, samt storstädning av det som inte tas varje gång. En bra kontorsstädning skiljer på dessa två delar, så att det ofta använda sköts tätt och resten tas med i lugnare takt. Exakt vad som ingår varierar mellan olika kontor, eftersom en verkstadsdel drar in mer smuts än ett tyst kontorslandskap. Därför skrivs omfattningen alltid ner, så att det blir tydligt vad som görs vid varje tillfälle. Hos Dexia bestäms omfattningen vid en genomgång av lokalen, där ni går igenom rum för rum. Där avgörs vilka moment som ska ingå löpande och vilka som läggs som periodiska tillägg. Ni får ett fast pris för det överenskomna, och städmaterial och redskap ingår. En nedskriven omfattning gör det också lätt att lägga till eller ta bort moment senare, om behovet ändras. Skulle ni till exempel byta lokal eller bli fler går det att se över listan igen. På så vis vet du både vad som ingår och vad det kostar innan städningen börjar. Det gör det också enklare att jämföra olika upplägg, eftersom du ser exakt vad varje del innehåller.

Så städas kontoret rum för rum

En kontorsstädning går oftast igenom lokalen i en bestämd ordning, rum för rum, så att inget missas. I kontorsrum och öppna landskap dammtorkas fria ytor, som skrivbord, hyllor och fönsterbrädor. Skräp och papperskorgar töms, och golvet dammsugs eller våttorkas beroende på golvtyp. Textilmattor dammsugs, medan hårda golv torkas med lämpligt medel. I mötesrum torkas bord, och stolar ställs i ordning, eftersom rummen ofta lämnas stökiga efter möten. Även teknik som skärmar och telefoner torkas försiktigt av på ytan. I köket eller pentryt rengörs diskbänk, kranar och ytor, och mikro torkas ur. Golvet tas för hand eller med maskin, eftersom det snabbt drar på sig fett och smulor. Kylskåpet kan tas med som ett periodiskt moment. På toaletterna rengörs porslin, kranar, speglar och golv, och förbrukningsvaror kan fyllas på om ni önskar. Här är hygienen central, så ytorna torkas noga och toaletter sköts ofta. I entrén och gångstråk tas grus och väta som dras in utifrån, vilket är särskilt viktigt under höst och vinter. Glasdörrar och entréytor torkas av så att första intrycket hålls rent. Kontaktytor genom hela lokalen, som handtag och strömbrytare, torkas av eftersom många tar på dem. Genom att gå rummen i tur och ordning blir städningen jämn och förutsägbar. Ni vet vad som görs var, och personalen kan följa samma rutin varje gång. Hos Dexia bestäms den här ordningen vid genomgången, utifrån hur er lokal ser ut. Personalen utgår från basen i Lindesberg och når Örebro, Kumla, Frövi och övriga länet med restiden inräknad. En fast ordning gör det också lättare att se om något moment behöver läggas till eller tas bort. Har ni ett rum som används sällan kan det tas med i ett glesare intervall än resten. På så vis blir varje rum omhändertaget efter sitt behov, utan att något faller mellan stolarna.

Läs mer om Behöver du hjälp på riktigt →

Det här påverkar vad som ingår i städningen

Vad som ingår i en kontorsstädning varierar, och flera saker styr hur omfattningen sätts. Verksamhetstypen är en av de viktigaste. Ett rent skrivbordskontor behöver andra moment än en lokal med verkstad, lager eller mottagning av kunder. Storleken påverkar direkt hur mycket som ska göras, eftersom fler rum och större ytor tar längre tid. Antalet anställda styr hur ofta hygienytor, kök och papperskorgar behöver skötas. Golvtypen har betydelse, eftersom textilmattor dammsugs medan klinker, plast och trä sköts på olika sätt. Har ni hårda golv som slits mycket kan golvvård läggas som ett periodiskt tillägg. Om ni har eget kök tillkommer moment kring disk, ytor och golv som annars snabbt blir smutsiga. Antalet toaletter påverkar också, liksom om ni tar emot besökare som ställer högre krav på entré och gemensamma ytor. Fönster läggs oftast som ett eget periodiskt moment, och hur ofta beror på läget och hur utsatt lokalen är. Säsongen spelar in, eftersom entré och golv behöver mer under vinterhalvåret då grus och salt dras in. Branschens hygienkrav kan höja omfattningen, till exempel inom vård eller livsmedel. Finns allergier bland personalen kan städningen göras med enbart vatten och mikrofiber, utan starka medel. Även era egna önskemål styr, som att fylla på förbrukningsvaror eller ta hand om kylskåp och kaffemaskin. Alla dessa delar vägs samman när omfattningen bestäms, så att den passar just er lokal. Ju tydligare du beskriver hur kontoret används och vilka ytor som finns, desto mer träffsäker blir listan över vad som ingår. Då slipper du både betala för moment ni inte behöver och sakna sådant som borde vara med. Det gör också att två kontor i samma storlek kan ha olika omfattning, beroende på hur de används. Ett kontor med mycket besök behöver mer kring entré och toaletter än ett slutet kontor. På så vis blir omfattningen anpassad efter behovet, i stället för en färdig mall.

Vanliga missförstånd om vad som ingår

Ett vanligt missförstånd är att fönsterputs alltid ingår i den löpande kontorsstädningen. Fönster läggs oftast som ett eget periodiskt moment, eftersom de smutsas ner långsammare än ytor inomhus. Ett annat missförstånd är att golvvård är samma sak som vanlig golvstädning. Dammsugning och våttorkning håller golvet rent i vardagen, men skurning och skyddsbehandling är en separat behandling som görs mer sällan. Många tror också att storstädning ingår automatiskt. Den löpande städningen håller ytor rena, medan storstädning tar med det som annars sällan hinns med, som lister, ytor högt upp och rengöring bakom möbler. En del utgår från att förbrukningsvaror som papper och tvål alltid fylls på. Det kan ingå, men behöver skrivas in i omfattningen för att bli en fast del. Ett återkommande missförstånd är att allt inne i kylskåp och skåp tas varje gång. Sådant läggs oftast som periodiska moment, inte som daglig städning. En del blandar också ihop städning av lokalen med att plocka undan personliga saker på skrivborden. Personalen städar ytor, men röriga skrivbord behöver rensas av var och en själv först. Många missar att omfattningen behöver skrivas ner för att bli tydlig. Utan en nedskriven lista blir det lätt olika förväntningar på vad som ska göras. Hos Dexia bestäms omfattningen vid en genomgång och blir en del av det fasta priset, så att det är klart vad som ingår. Betalning sker efter en godkänd besiktning, där ni går igenom resultatet mot listan. Skulle något moment saknas eller inte hålla måttet rättas det innan ni godkänner. En del tror också att städtiden är fast oavsett hur mycket som ska göras, men omfattningen styr hur lång tid som behövs. Ju fler moment ni lägger till, desto mer tid tar varje tillfälle. De flesta missförstånd undviks med en tydlig omfattning och en avstämning, så att både ni och städfirman menar samma sak.

Läs mer om Behöver du hjälp på riktigt →

Sköta löpande själva eller lägga allt på en firma

En del av momenten i en kontorsstädning kan personalen sköta själva, särskilt det enklaste löpande. Att tömma sin egen papperskorg, torka av skrivbordet och diska efter sig går att göra i vardagen. Men de mer krävande momenten, som toaletter, kök och golv, tar tid och behöver göras grundligt och regelbundet. Där brukar det löna sig att lägga arbetet på en städfirma som har material, maskiner och rutiner. En firma arbetar efter en nedskriven omfattning och kommer på fasta tider, så att lokalen hålls ren utan att någon internt håller reda på det. Dexia tar med städmaterial och redskap, och kostnaden för materialet ingår i priset. Öppettiderna vardagar 06–18 och helger 08–16 gör det möjligt att städa före eller efter arbetsdagen, så att arbetet inte störs. En rimlig hållning är att låta personalen sköta det enklaste löpande, och lägga det grundliga och periodiska på firman. Då får ni jämn standard på toaletter, kök och golv, samtidigt som fönster och golvvård tas med i rätt intervall. Nycklar kan lämnas och hämtas enligt överenskommelse, så att städningen kan ske när ingen är på plats. Priset är fast och utan dolda avgifter, så att du vet vad varje städtillfälle kostar. Betalning sker efter en godkänd besiktning, där ni går igenom resultatet mot den överenskomna omfattningen. Skulle något inte hålla måttet rättas det innan ni godkänner, och förskott tas aldrig ut. Skulle en brist visa sig efteråt åtgärdas den genom servicegarantin. För många kontor blir det enklast att lägga hela den återkommande städningen på en firma, och bara sköta undanplockning själva. Väg in hur mycket tid ni kan avsätta internt, och lämna över de moment som annars blir eftersatta. Då täcks både det dagliga och det periodiska utan att bli en börda internt.

Så bokar du en kontorsstädning med rätt omfattning

När du vet vilka moment som brukar ingå blir det enkelt att boka en städning som täcker rätt saker. Sammanfattat består en kontorsstädning av löpande moment och periodiska tillägg, och båda skrivs ner i en omfattning. Börja med att gå igenom lokalen och notera vilka rum som finns, alltså kontor, mötesrum, kök, toaletter och entré. Tänk igenom vad som behöver skötas ofta och vad som räcker mer sällan. Lista de löpande momenten, som dammtorkning, papperskorgar, golv, toaletter, kök och kontaktytor. Notera de periodiska, som fönster, golvvård, lister och storstädning, och ungefär hur ofta de behövs. Fundera på om ni vill att förbrukningsvaror fylls på, och om kylskåp eller kaffemaskin ska tas med. Ange om det finns allergier, så kan städningen göras med enbart vatten och mikrofiber utan starka medel. Dexia utför kontorsstädning i bland annat Lindesberg, Örebro, Kumla, Frövi, Nora, Kopparberg, Storå och Fellingsbro, med restiden inräknad i priset. Vid en genomgång av lokalen bestäms omfattningen rum för rum, och ett fast pris lämnas för det överenskomna. Vill du gå vidare beskriver du lokalen, antalet anställda och vilka ytor som finns, så bokas en genomgång. Är du osäker på vad som bör ingå kan personalen utgå från hur liknande kontor brukar skötas och föreslå en omfattning. På tjänstesidan för kontorsstädning hos Dexia kan du läsa mer om momenten. Där kan du också höra av dig och beskriva era lokaler, så att omfattningen sätts efter era behov. Med en nedskriven omfattning och ett fast pris vet du exakt vad som ingår vid varje tillfälle. Det gör det också lätt att följa upp, eftersom besiktningen sker mot en tydlig lista. Behöver ni ändra något senare går det att se över omfattningen igen. Då blir det tydligt både för er och för städfirman vad städningen ska täcka, och inget faller mellan stolarna.