Städschema för verksamhetslokaler – så lägger du upp

Vad ett städschema är och varför det behövs

Ett städschema är en nedskriven plan för vad som ska städas i en lokal, hur ofta och av vem. I stället för att städningen sker när någon råkar hinna, blir den en fast rutin. Poängen är att göra städningen förutsägbar och lätt att följa upp. Ett bra schema bygger på att olika ytor har olika behov. Vissa moment behöver göras dagligt, andra veckovis, och en del bara några gånger per år. En grundmodell är att dela in momenten i tre nivåer. Det dagliga är sådant som smutsas ner snabbt, som toaletter, papperskorgar, kök och kontaktytor. Det veckovisa är golv, dammtorkning av fria ytor och speglar. Det periodiska är fönster, golvvård, lister och ytor högt upp. När varje moment får en plats i schemat blir det tydligt vad som ska göras och när. Då slipper ni både glömma bort saker och göra dem oftare än nödvändigt. Ett skrivet schema gör det också lätt att stämma av att allt blivit gjort. Ni ser direkt vad som ingår, och kan följa upp resultatet mot listan. För en verksamhet med flera slags ytor är det extra värdefullt, eftersom en butik, en verkstad och ett kontor har olika behov. Schemat hjälper er att ge varje del rätt skötsel. Det gör också att städningen blir jämn även när personalen byts ut eller någon är borta. Rutinen finns nedskriven och är inte beroende av att en viss person minns den. Hos Dexia läggs schemat vid en genomgång av lokalen, där ytorna gås igenom rum för rum. Där bestäms vilka moment som ska ingå, hur ofta de ska göras och vad som blir periodiska tillägg. Ni får ett fast pris för det överenskomna, och material och redskap ingår. På så vis blir schemat både konkret och möjligt att följa vecka efter vecka.

Så bygger du schemat steg för steg

Att bygga ett städschema börjar med att gå igenom lokalen och lista alla ytor. Dela in lokalen i zoner, som kontor, mötesrum, kök, toaletter, entré och eventuell butik eller verkstad. Notera för varje zon hur snabbt den smutsas ner och hur mycket den används. Nästa steg är att ge varje moment ett intervall. Toaletter, kök, papperskorgar och kontaktytor hamnar oftast på dagligt eller flera gånger i veckan. Golv, dammtorkning och speglar hamnar på veckovis. Fönster, golvvård, lister och höga ytor läggs som periodiska moment, några gånger per år. Skriv sedan ner exakt vad som ingår i varje moment, så att det inte blir oklart. I stället för att bara skriva toalett, skriv porslin, kranar, speglar, golv och påfyllning om det ska ingå. Fördela därefter ansvaret. Bestäm vad personalen sköter själva löpande och vad en städfirma tar. Lägg gärna in en kolumn för avstämning, så att den som städat kan bocka av vad som gjorts. Ta höjd för säsong i schemat, så att entré och golv sköts oftare under höst och vinter. Bestäm när städningen ska ske, till exempel utanför öppettid eller före öppning. Stäm av schemat efter en tid och justera det om något visar sig för glest eller för tätt. Ett schema är inte hugget i sten, utan ska följa hur lokalen faktiskt används. Hos Dexia görs den här genomgången tillsammans med er, och personalen föreslår intervall utifrån hur liknande lokaler brukar skötas. Personalen utgår från basen i Lindesberg och når Örebro, Kumla, Frövi och övriga länet med restiden inräknad. Öppettiderna vardagar 06–18 och helger 08–16 gör det möjligt att lägga städningen när den passar verksamheten. På så vis blir schemat både genomtänkt och lätt att följa i vardagen.

Läs mer om Behöver du hjälp på riktigt →

Det här påverkar hur schemat bör läggas

Hur ett städschema bör läggas beror på flera saker i verksamheten. Lokaltypen är grunden, eftersom ett kontor, en butik och en verkstad har olika behov. En butik behöver rena golv under öppettid, medan ett kontor kan skötas när det är tomt. Antalet personer och besökare styr hur ofta hygienytor och entré behöver skötas. Ju fler som rör sig i lokalen, desto tätare intervall på det som smutsas mest. Ytorna avgör vilka moment som tillkommer, och stora glaspartier eller slitna golv kan kräva egna periodiska moment. Golvtypen har betydelse, eftersom textilmattor dammsugs medan klinker, plast och trä sköts på olika sätt. Öppettiderna påverkar när städningen kan läggas, och en verksamhet med kvällsöppet har andra tider än ett dagkontor. Säsongen spelar in tydligt, eftersom grus, väta och salt dras in mer under höst och vinter. Då behöver entré och golv skötas oftare än på sommaren. Hygienkraven skiljer sig mellan branscher, och en mottagning eller ett kök ställer högre krav än ett vanligt kontorsrum. Lokalens storlek och planlösning styr hur mycket arbete varje moment tar. Om verksamheten tar emot kunder påverkar det hur mycket entré och gemensamma ytor betyder för intrycket. Finns allergier kan städningen göras med enbart vatten och mikrofiber, vilket kan skrivas in i schemat. Även hur ofta lokalen möbleras om påverkar, eftersom nya ytor kan tillkomma. Alla dessa delar vägs samman när intervallen sätts, så att schemat matchar just er lokal. Ju tydligare du beskriver hur lokalen används, desto lättare blir det att lägga ett schema som varken är för glest eller onödigt tätt. Dexia väger in detta vid genomgången och föreslår ett upplägg som passar era förhållanden. På så vis blir schemat anpassat efter behovet, inte efter en färdig mall som gäller alla lokaler.

Vanliga misstag när schemat ska sättas

Ett vanligt misstag är att lägga samma intervall på hela lokalen. Toaletter och kök behöver skötas oftare än fönster och förvaring, och en enda siffra för allt blir därför fel. Ett annat misstag är att skriva schemat för luddigt. Står det bara städa kök blir det oklart om det gäller diskbänk, golv och mikro eller bara ytan. Skriv hellre ut vad varje moment innehåller. Många glömmer att fördela ansvaret, så att det blir oklart vad personalen sköter och vad firman tar. Då faller lätt moment mellan stolarna. En del tar inte höjd för säsong, och då städas entrén för sällan under vinterhalvåret när grus och väta dras in. Andra sätter schemat en gång och ser aldrig över det, trots att verksamheten ändras. Blir ni fler eller byter lokal behöver schemat justeras. Ett återkommande misstag är att blanda ihop dagliga moment med periodisk storstädning. Fönster och lister behöver tas med regelbundet, men sällan lika ofta som papperskorgar. En del hoppar över avstämningen, så att det inte märks om något tappats bort. Utan en kolumn för uppföljning blir schemat svårt att kontrollera. Många underskattar också hur lång tid vissa moment tar, och lägger dem för tätt eller för glest. En del glömmer att skriva in när städningen ska ske, vilket gör att den krockar med verksamheten. Hos Dexia bestäms schemat vid en genomgång, och betalning sker efter en godkänd besiktning mot den överenskomna omfattningen. Skulle något moment saknas eller inte hålla måttet rättas det innan ni godkänner. En brist som visar sig efteråt åtgärdas genom servicegarantin. De flesta av de här felen undviks med ett tydligt, nedskrivet schema med intervall, ansvar och avstämning. Då hålls lokalen ren jämnt över tid, utan att något glöms bort.

Läs mer om Behöver du hjälp på riktigt →

Sköta schemat själva eller lägga det på en firma

Ett städschema kan drivas helt internt, delvis, eller helt av en firma. Är verksamheten liten och lokalen enkel kan personalen sköta schemat själva. Då krävs att någon håller reda på intervallen och ser till att momenten blir gjorda. Men i takt med att lokalen växer och momenten blir fler tar det mer tid att hålla ihop. Grundlig skötsel av golv, toaletter och kök, samt periodiska moment som fönster och golvvård, kräver material och rutiner. Där brukar det löna sig att lägga arbetet på en städfirma. En firma arbetar efter det nedskrivna schemat och kommer på fasta tider, så att momenten blir gjorda oavsett hur mycket annat pågår. Dexia tar med städmaterial och maskiner, och kostnaden för materialet ingår i priset. En vanlig lösning är att personalen sköter enkla dagliga moment, medan firman tar det veckovisa och periodiska. Då blir ansvaret tydligt fördelat i schemat, och inget faller mellan stolarna. Öppettiderna vardagar 06–18 och helger 08–16 gör det möjligt att lägga städningen utanför verksamhetens tider. Nycklar kan lämnas och hämtas enligt överenskommelse, så att lokalen kan skötas när den är tom. Priset är fast och utan dolda avgifter, så att du vet vad varje tillfälle kostar. Betalning sker efter en godkänd besiktning, där ni går igenom resultatet mot schemat. Skulle något inte hålla måttet rättas det innan ni godkänner, och förskott tas aldrig ut. För många verksamheter blir det enklast att låta firman driva schemat, och själva bara sköta undanplockning. En annan fördel är att en firma känner till hur lång tid olika moment tar, och kan föreslå rimliga intervall. Det gör schemat mer träffsäkert än en egen gissning. Väg in hur mycket tid ni kan avsätta internt, och lämna över de moment som annars blir eftersatta. Då hålls lokalen ren efter schemat utan att bli en börda i vardagen.

Så kommer du igång med ditt städschema

När du vet hur ett schema byggs blir det enkelt att komma igång. Sammanfattat delar du in lokalen i zoner, ger varje moment ett intervall och skriver ner vad som ingår och av vem. Börja med att gå igenom lokalen och lista alla ytor, från kontor och kök till entré, toaletter och eventuell butik eller verkstad. Bestäm för varje moment om det är dagligt, veckovis eller periodiskt. Skriv ut vad varje moment innehåller, så att det inte blir oklart. Fördela ansvaret mellan personal och städfirma, och lägg in en kolumn för avstämning. Ta höjd för säsong, så att entré och golv sköts oftare under höst och vinter. Bestäm när städningen ska ske, så att den inte krockar med verksamheten. Ange om det finns allergier, så kan städningen göras med enbart vatten och mikrofiber. Stäm av schemat efter en tid och justera det om något visar sig för glest eller för tätt. Dexia utför lokalvård i bland annat Lindesberg, Örebro, Kumla, Frövi, Nora, Kopparberg, Storå och Fellingsbro, med restiden inräknad i priset. Vid en genomgång av lokalen läggs schemat och ett fast pris lämnas för det överenskomna. Vill du gå vidare beskriver du lokalen och verksamheten, så bokas en genomgång. Är du osäker på intervallen kan personalen utgå från hur liknande lokaler brukar skötas och föreslå ett upplägg. På tjänstesidan för lokalvård hos Dexia kan du läsa mer om vad som ingår. Där kan du också höra av dig och beskriva era lokaler, så att schemat läggs efter behovet. Med ett nedskrivet schema med intervall, ansvar och avstämning blir städningen förutsägbar och lätt att följa upp. Då hålls lokalen ren jämnt, utan att något glöms bort eller görs oftare än det behöver.