Trappstädning för BRF – ansvar, intervall och avtal

Vem som ansvarar för trapphuset i en bostadsrättsförening

I en bostadsrättsförening tillhör trapphuset, entrén och de gemensamma ytorna föreningen. Det betyder att ansvaret för städningen ligger på föreningen som helhet, alltså på styrelsen. Den enskilda medlemmen ansvarar för sin egen lägenhet, men inte för de ytor som alla delar. Skillnaden är viktig, eftersom den avgör vem som ska se till att trapphuset hålls rent. Styrelsen kan välja hur ansvaret ska skötas i praktiken. Ett sätt är att boende turas om enligt ett schema. Ett annat är att anlita en städfirma som tar hand om arbetet. Oavsett vilket är det styrelsen som svarar för att det blir gjort. Ansvaret handlar inte bara om att golvet ska vara rent. Det gäller också att entrén är fri från skräp, att ledstänger och handtag torkas, och att halka undviks vintertid. En eftersatt entré kan påverka både intrycket och risken för olyckor. Därför är det vanligt att styrelsen väljer att lägga trappstädningen på en firma med avtal. Då är det tydligt vem som gör vad, och arbetet blir jämnt utfört. En bra mental modell är att styrelsen äger ansvaret, medan firman utför arbetet. Medlemmarna bidrar genom att hålla undan skräp och följa ordningsreglerna. På så vis är rollerna klara, och ingen behöver undra vem som skulle ha gjort vad. Det gör också att en ny styrelse snabbt kan se hur städningen är ordnad. Hos Dexia regleras det praktiska i ett avtal, där omfattning och intervall skrivs ner. Föreningen är beställare, och firman utför det som avtalats. Dexia är godkänt för F-skatt, vilket är en grundsak att kontrollera när en förening anlitar en städfirma. På så vis vet styrelsen både vem som ansvarar och vem som utför, utan otydlighet mellan boende och firma. Det gör det lättare att följa upp och att peka på vad som ingår.

Vad ett städavtal för en BRF bör innehålla

Ett städavtal gör det tydligt vad föreningen betalar för och vad firman ska göra. Det första ett avtal bör ange är omfattningen, alltså vilka ytor och moment som ingår. Det gäller golv, trappor, ledstänger, hiss, entré och de fönster och lister som ska tas. Nästa punkt är intervallet, alltså hur ofta städningen sker. Avtalet bör också ange vilka periodiska moment som ingår, som fläckborttagning på mattor och putsning av entréfönster. Utöver det bör priset framgå tydligt, och om det är fast eller rörligt. Ett fast pris gör det enklare för styrelsen att budgetera över året. Avtalet bör ange om städmaterial och resa ingår, så att inget tillkommer i efterhand. Hos Dexia ingår material och resa redan i priset, och priset är fast utan dolda avgifter. En annan viktig punkt är hur nycklar eller portkod hanteras, och hur åtkomsten till huset löses. Avtalet bör också beskriva hur uppföljningen går till. Hos Dexia sker betalning efter en godkänd besiktning, där ni går igenom trapphuset mot omfattningen. Skulle något inte hålla måttet rättas det innan ni godkänner. En brist som visar sig efteråt åtgärdas genom servicegarantin, utan extra kostnad. Avtalet bör ange hur ändringar hanteras, till exempel om intervallet ska ökas på vintern. Det bör också vara tydligt hur avtalet sägs upp. Kontrollera att firman är godkänd för F-skatt, eftersom det påverkar hur betalningen och ansvaret fungerar. Ett tydligt avtal minskar risken för missförstånd mellan styrelse och firma. Det gör också att en ny styrelse lätt kan se vad som gäller. Skriv därför ner omfattning, intervall, pris och uppföljning, så att allt finns på ett ställe. På så vis vet både föreningen och firman vad som ska göras, och styrelsen kan följa upp mot avtalet.

Läs mer om Behöver du hjälp på riktigt →

Så sätter föreningen ett rimligt intervall och budget

Intervallet för trappstädning sätts efter hur huset används, inte efter en fast regel. Styrelsen bör börja med att se hur många som bor i huset och hur entrén ser ut. Ett hus med gatuentré och många boende drar in mer grus än ett litet hus. Utifrån det bedöms hur ofta golv och entré behöver skötas. De flesta hus landar på en gång i veckan, medan hus med hög genomströmning kan behöva två gånger. På vintern behöver entrén ofta skötas oftare, eftersom väta och grus förs in. Styrelsen bör också väga in de periodiska momenten, som fläckborttagning och fönsterputs. De görs mer sällan men bör finnas med i budgeten. När intervallet är satt kan kostnaden per år räknas fram. Ett fast pris per tillfälle gör det enkelt att lägga in i föreningens budget. Då vet styrelsen vad varje månad kostar, utan överraskningar. Det är också värt att räkna på alternativet att boende städar själva. Vid första anblicken ser det billigare ut, men det bygger på att alla gör sin del. I praktiken sköts det ojämnt, och entrén blir ren en vecka och förbisedd nästa. En firma ger jämn standard och kommer på fasta tider. Styrelsen bör jämföra offerter på vad som ingår, inte bara på summan. Ett lågt pris utan viktiga moment blir sällan billigt i längden. Kontrollera att material och resa ingår, så att inget tillkommer. Hos Dexia lämnas ett fast pris efter en genomgång av trapphuset. Personalen utgår från basen i Lindesberg och når Örebro, Frövi, Nora och övriga länet med restiden inräknad. Ett intervall som matchar husets slitage håller entrén ren utan att föreningen betalar för onödiga tillfällen. På så vis blir både intervallet och budgeten grundade i husets behov.

Vanliga misstag när en BRF ordnar trappstädning

Ett vanligt misstag är att aldrig skriva ner vad som ska ingå. Utan ett tydligt avtal blir det oklart vem som ansvarar för vad, och brister får ligga kvar. Ett annat misstag är att låta boende turas om utan uppföljning. Det fungerar en tid, men sköts ofta ojämnt när vardagen är full. Många styrelser väljer firma enbart på pris och missar vad som faktiskt ingår. Ett lågt pris utan material, resa eller periodiska moment blir sällan billigt. En del glömmer att kontrollera att firman är godkänd för F-skatt. Det är en grundsak som påverkar hur betalningen och ansvaret fungerar. Ett annat fel är att sätta samma intervall året runt. På hösten och vintern förs mer grus och väta in, och entrén behöver då skötas oftare. Många missar att reglera nyckelhantering och åtkomst i avtalet. Då kan det bli krångel varje gång firman ska in i huset. En del glömmer de gemensamma ytorna utanför själva trappan, som tvättstuga, förråd och soprum. De ingår inte automatiskt, utan bör skrivas in om de ska städas. Andra följer aldrig upp resultatet mot avtalet, så att brister inte upptäcks. En genomgång efter städningen fångar sådant tidigt. En del informerar inte medlemmarna om vad som gäller, vilket skapar frågor och missförstånd. Ett kort meddelande om intervall och ordningsregler räcker ofta långt. Hos Dexia skrivs omfattningen ner, och material och resa ingår redan i priset. Betalning sker efter en godkänd besiktning, så att styrelsen ser att arbetet håller innan föreningen betalar. En brist som visar sig efteråt åtgärdas genom servicegarantin, utan extra kostnad. De flesta av de här felen undviks genom ett tydligt avtal och regelbunden uppföljning. Då vet både styrelse, boende och firma vad som gäller, och trapphuset hålls rent i jämn takt över året.

Läs mer om Behöver du hjälp på riktigt →

Sköta trappstädningen med boende eller lämna över till firma

Många föreningar börjar med att boende turas om att städa trapphuset. Vid första anblicken ser det billigt ut, eftersom ingen faktura skickas. Men det bygger på att alla gör sin del, och i praktiken sköts det ojämnt. En del hushåll gör mer än sin andel, andra hoppar över sin tur. Det skapar irritation och gör intrycket i entrén ojämnt. Det tar också tid, och den tiden har ett värde även om den inte syns. Till det kommer inköp av material och redskap, som föreningen själv måste hålla. Fläckborttagning och putsning av entréfönster kräver mer än en vanlig mopp. En firma tar med material och redskap, och kostnaden för materialet ingår i priset. En firma kommer på fasta tider och arbetar efter en bestämd omfattning. Det ger jämn standard utan att styrelsen behöver planera och påminna. Öppettiderna vardagar 06–18 och helger 08–16 gör att städningen kan läggas när huset är lugnt. Nycklar eller portkod hanteras enligt överenskommelse, så att entrén sköts smidigt. Priset är fast och utan dolda avgifter, så att föreningen kan budgetera. Betalning sker efter en godkänd besiktning, där ni går igenom trapphuset mot omfattningen. Skulle något inte hålla måttet rättas det innan ni godkänner, och förskott tas aldrig ut. En rimlig hållning är att boende håller undan skräp mellan gångerna, och att firman sköter det grundliga. Då slipper styrelsen driva ett schema och påminna om turer. För många föreningar blir det både jämnare och mer förutsägbart att lägga trappstädningen på en firma. Räkna med tid, material och redskap, inte bara fakturan, när ni jämför. Räkna också med att intern städning ofta blir eftersatt när vardagen är pressad. En firma sköter arbetet oavsett hur mycket annat pågår i huset.

Så tar styrelsen nästa steg med trappstädningen

När ansvaret och avtalet är klara blir det enkelt för styrelsen att gå vidare. Sammanfattat ansvarar styrelsen för att trapphuset städas, och ett avtal med en firma gör det tydligt vem som gör vad. Börja med att beskriva huset, alltså antal våningar, lägenheter och hur entrén ser ut. Notera vilka ytor som ska ingå, från golv och trappor till ledstänger, hiss och entréfönster. Ta även med de gemensamma ytorna som ska skötas, som tvättstuga, förråd eller soprum. Fundera på intervallet och om det ska ändras mellan sommar och vinter. Bestäm hur nycklar eller portkod ska hanteras. Kontrollera att firman är godkänd för F-skatt innan ni tecknar avtal. Då blir underlaget tydligt, och offerten kan bli träffsäker. Kom ihåg att jämföra offerter på vad som ingår, inte bara på summan. Dexia utför trappstädning i bland annat Lindesberg, Örebro, Kumla, Frövi, Nora, Kopparberg, Storå och Fellingsbro, med restiden inräknad i priset. Vid en genomgång av trapphuset bestäms omfattningen och ett fast pris lämnas för det överenskomna. Vill styrelsen gå vidare beskriver ni huset och entrén, så bokas en genomgång. Är ni osäkra på intervallet kan personalen utgå från hur liknande föreningar brukar sköta sina hus. På tjänstesidan för trappstädning hos Dexia kan ni läsa mer om vad som ingår. Där kan ni också höra av er och beskriva ert hus, så att avtalet sätts efter behovet. Med ett fast pris utan dolda avgifter, där material och resa ingår, vet föreningen vad varje tillfälle kostar. Ni betalar först efter en godkänd besiktning, så att ni ser att arbetet håller innan föreningen betalar. En brist som visar sig efteråt åtgärdas genom servicegarantin, utan extra kostnad. Då kan styrelsen fatta beslut på tydlig grund och lämna över det praktiska med förtroende.