Så väljer BRF:en rätt städfirma till sin fastighet

Vad styrelsen bör tänka på innan valet av städfirma

Att handla upp städning är ett beslut som följer föreningen under lång tid. En städfirma sköter de ytor som alla boende delar, och som sätter husets intryck. Därför är det värt att lägga tid på valet, i stället för att bara jämföra priser. Det första styrelsen bör göra är att beskriva vad som faktiskt behöver skötas. Utan en tydlig bild av behovet blir offerterna svåra att jämföra. Det handlar om vilka ytor som ingår, hur ofta de ska skötas och vilka periodiska moment som behövs. När behovet är nedskrivet kan flera firmor lämna offert på samma sak. En bra mental modell är att styrelsen köper en tjänst som ska fungera i vardagen. Det viktiga är inte bara priset, utan att arbetet blir gjort jämnt och att det går att lita på. Därför bör valet grundas i flera saker, inte bara i summan. Firmans behörigheter, hur omfattningen beskrivs och hur brister hanteras säger mycket. Ett lågt pris utan viktiga moment blir sällan billigt i längden. Styrelsen bör också tänka på hur samarbetet ska fungera över tid. Hur nås firman, hur hanteras nycklar och hur följs arbetet upp. Ett tydligt upplägg gör att även en ny styrelse förstår vad som gäller. Hos Dexia beskrivs behovet vid en genomgång av huset, och omfattningen skrivs ner. Dexia är godkänt för F-skatt, vilket är en grundsak att kontrollera när en förening anlitar en firma. Priset är fast och utan dolda avgifter, och material och resa ingår. På så vis kan styrelsen väga en offert mot behovet och mot andra anbud. Det gör beslutet enklare att fatta och att motivera för medlemmarna på stämman. Ett genomtänkt val lägger grunden för en skötsel som håller över tid.

Kriterier att gå igenom steg för steg

När styrelsen ska välja firma finns några kriterier att gå igenom. Det första är att firman är godkänd för F-skatt. Det påverkar hur skatt och ansvar hanteras, och visar att firman sköter sina åtaganden mot myndigheterna. Det andra är referenser, alltså andra föreningar eller fastigheter firman sköter. Referenser säger något om hur arbetet fungerar i praktiken över tid. Det tredje är hur omfattningen beskrivs, alltså vilka ytor och moment som ingår. En tydlig omfattning gör att ni vet vad ni betalar för. Det fjärde är priset, och om det är fast eller rörligt. Ett fast pris gör det enklare för styrelsen att budgetera över året. Det femte är om material och resa ingår, så att inget tillkommer i efterhand. Hos Dexia ingår material och resa redan i priset. Det sjätte är hur brister hanteras, alltså om det finns besiktning och garanti. En firma som tar betalt först efter godkänd besiktning står bakom sitt arbete. Det sjunde är praktiska frågor som nyckelhantering, åtkomst och hur firman nås. Det åttonde är flexibilitet, alltså om intervallet kan ändras med säsongen. På vintern behöver entrén ofta tätare skötsel än på sommaren. Gå igenom kriterierna för varje offert, så blir jämförelsen rättvis. Väg dem samman i stället för att bara titta på summan. Hos Dexia lämnas ett fast pris efter en genomgång av huset, med omfattningen nedskriven. Personalen utgår från basen i Lindesberg och når Örebro, Frövi, Nora och övriga länet med restiden inräknad. Betalning sker efter en godkänd besiktning, där ni går igenom ytorna mot omfattningen. En brist som visar sig efteråt åtgärdas genom servicegarantin, utan extra kostnad. På så vis kan styrelsen bedöma varje firma på samma grund. Det gör att valet vilar på fler saker än priset.

Läs mer om Behöver du hjälp på riktigt →

Så jämför ni offerter från flera städfirmor

När offerterna kommit in gäller det att jämföra dem rättvist. Det vanligaste misstaget är att bara titta på summan längst ner. Ett lägre pris kan betyda att färre ytor eller moment ingår. Därför bör ni börja med att se vad varje offert faktiskt täcker. Utgå från samma nedskrivna behov, så att firmorna beskriver samma arbete. Kontrollera vilka ytor som ingår, alltså trapphus, entré och eventuella övriga utrymmen. Se efter hur ofta varje yta ska skötas enligt offerten. Kontrollera vilka periodiska moment som ingår, som fläckborttagning och fönsterputs. Se om material och resa ingår, eller om de tillkommer som poster. En offert som ser billig ut kan bli dyrare när tilläggen räknas in. Kontrollera om priset är fast eller rörligt, eftersom ett rörligt pris kan ändras. Se hur brister hanteras, alltså om det finns besiktning och garanti. Kontrollera att varje firma är godkänd för F-skatt. Jämför också hur tydligt omfattningen är beskriven, eftersom det säger något om hur arbetet sköts. En vag offert blir svår att följa upp mot. Väg samman alla dessa delar, i stället för att bara jämföra siffror. Då ser ni vilken offert som faktiskt ger mest för pengarna. Det är sällan den lägsta summan som är det rätta valet, utan den som täcker behovet till ett rimligt pris. Hos Dexia är omfattningen nedskriven och priset fast utan dolda avgifter, vilket gör offerten lätt att jämföra. Material och resa ingår redan, så det finns inga dolda tillägg. Betalning sker efter en godkänd besiktning, så att ni betalar för ett resultat ni godkänt. På så vis kan styrelsen jämföra anbuden på lika villkor. Det gör att beslutet blir grundat i vad ni får, inte bara i vad det kostar.

Vanliga misstag när en förening handlar upp städning

Ett vanligt misstag är att välja firma enbart på lägsta pris. Ett lågt pris utan viktiga moment blir sällan billigt i längden. Ett annat misstag är att inte skriva ner behovet innan offerterna tas in. Då beskriver firmorna olika saker, och jämförelsen blir sned. Många glömmer att kontrollera att firman är godkänd för F-skatt. Det är en grundsak som påverkar hur betalningen och ansvaret fungerar. En del ber aldrig om referenser, och missar därmed hur arbetet fungerar över tid. Ett annat fel är att godta en vag omfattning. Utan en tydlig lista blir det oklart vilka ytor och moment som gäller. Många missar att fråga om material och resa ingår, och blir förvånade över tillägg. En del kontrollerar inte hur brister hanteras, alltså om det finns besiktning och garanti. Ett pris utan ett sätt att rätta fel säger inte allt. En del tänker inte på flexibilitet, så att intervallet inte kan ändras med säsongen. Andra reglerar aldrig nyckelhantering och åtkomst, vilket ger krångel vid varje besök. Många följer inte upp arbetet efter att avtalet tecknats. Utan uppföljning får brister ligga kvar. En del byter firma ofta i jakt på lägre pris, vilket ger ojämn skötsel. En stabil skötsel bygger på ett tydligt avtal och en firma som står bakom arbetet. Hos Dexia skrivs omfattningen ner, och material och resa ingår redan i priset. Betalning sker efter en godkänd besiktning, så att styrelsen ser att arbetet håller innan föreningen betalar. En brist som visar sig efteråt åtgärdas genom servicegarantin, utan extra kostnad. De flesta av de här felen undviks genom att skriva ner behovet och väga offerterna på fler saker än priset. Då bygger valet på vad föreningen faktiskt får, och skötseln blir jämn över tid.

Läs mer om Behöver du hjälp på riktigt →

Utvärdera anbud och lämna över med förtroende

När styrelsen valt firma handlar det om att komma igång på rätt sätt. Ett bra sätt är att börja med ett tydligt avtal som speglar det ni kommit överens om. Avtalet bör ange omfattning, intervall, pris och hur brister hanteras. Då vet både föreningen och firman vad som gäller från start. Det är också värt att stämma av de praktiska frågorna innan arbetet börjar. Hur hanteras nycklar eller portkod, och när passar det att städa. Öppettiderna vardagar 06–18 och helger 08–16 ger utrymme att lägga städningen när huset är lugnt. En bra firma tar med material och redskap, så att föreningen inte behöver hålla eget lager. Under de första veckorna är det klokt att följa upp arbetet lite tätare. Gå igenom ytorna mot omfattningen, så att ni ser att allt sköts som avtalat. Hos Dexia sker betalning efter en godkänd besiktning, där ni går igenom resultatet. Håller något inte måttet rättas det innan ni godkänner, och förskott tas aldrig ut. En brist som visar sig efteråt åtgärdas genom servicegarantin, utan extra kostnad. När samarbetet väl fungerar behöver styrelsen inte lägga mycket tid på det. Firman kommer på fasta tider och sköter arbetet oavsett hur mycket annat pågår. Det ger jämn standard utan att någon i styrelsen behöver planera och påminna. Skulle behovet ändras, till exempel med årstiden, kan intervallet ses över. En bra firma är flexibel och anpassar upplägget när huset ändras. På så vis kan styrelsen lämna över det praktiska med förtroende. Det frigör tid för styrelsen att lägga på annat i föreningen. Ett genomtänkt val och en tydlig start lägger grunden för en skötsel som håller över tid. Då blir städningen en fråga styrelsen sällan behöver återkomma till.

Så tar styrelsen nästa steg mot en städfirma

När kriterierna och jämförelsen är klara blir det enkelt att gå vidare. Sammanfattat bör valet grundas i F-skatt, referenser, tydlig omfattning, fast pris och hur brister hanteras. Börja med att skriva ner vad som ska skötas i huset. Notera vilka ytor som ingår, från trapphus och entré till eventuella övriga utrymmen. Ange hur ofta varje yta ska skötas och vilka periodiska moment som behövs. Fundera på om intervallet ska ändras mellan sommar och vinter. Bestäm hur nycklar eller portkod ska hanteras. Ta in offerter från flera firmor på samma nedskrivna behov. Kontrollera att varje firma är godkänd för F-skatt och be om referenser. Jämför offerterna på vad som ingår, inte bara på summan. Då blir underlaget tydligt, och beslutet kan bli välgrundat. Dexia utför trappstädning och fastighetsstädning i bland annat Lindesberg, Örebro, Kumla, Frövi, Nora, Kopparberg, Storå och Fellingsbro, med restiden inräknad. Vid en genomgång av huset bestäms omfattningen och ett fast pris lämnas för det överenskomna. Vill styrelsen gå vidare beskriver ni huset och vad som ska skötas, så bokas en genomgång. Är ni osäkra på upplägget kan personalen utgå från hur liknande föreningar brukar sköta sina hus. På tjänstesidan för trappstädning hos Dexia kan ni läsa mer om vad som ingår. Där kan ni också höra av er och beskriva ert hus, så att offerten sätts efter behovet. Med ett fast pris utan dolda avgifter, där material och resa ingår, vet föreningen vad varje tillfälle kostar. Ni betalar först efter en godkänd besiktning, så att ni ser att arbetet håller innan föreningen betalar. En brist som visar sig efteråt åtgärdas genom servicegarantin, utan extra kostnad. Då kan styrelsen välja städfirma på tydlig grund och lämna över skötseln med förtroende.